＞スタッフのみなさんへ
インテリア系、雑貨系、の見本市に出かける機会が増えてきました。
いわゆる、バイヤーとしての商材探し、とでも言いましょうか……。
主に東京で開催される見本市に出かけるんですが、なんせ会場がでかい……。
二日間ほどかけて、駆け足で出展者ブースをめぐります。
何百という企業ブースを駆け抜け、「これは！」と思った何十かのブースでは、名刺を渡してカタログをもらってくる訳ですよ。コレくらいまわると、カタログの重量も半端じゃないです……。出張から帰ると、腕がパンパンに……。
お礼状って、意外と読むんですよね……
さてさて、名刺交換した企業の中で、少し気の利いたところになると、後日お礼状を送ってきます。「○○ショーでは、当社のブースにお越しいただき、ありがとうございました」的なアレです。
店長的にはコレ、絶対に送ったほうがいいと思うんですよね。
店長ですら二十くらいの企業とは話してますし、パンフレットを持帰っているとしても、全ての企業を憶えている訳じゃないんですよね。
印象が薄れてきたところに届くお礼状……これ、効果ありますよ。
「あー、こんな企業、あったな」と思い出すだけでも、その後の記憶への残り加減が、断然違います。
でもまぁ、中には「これなら、送らないほうがマシでは？」と思えるようなお礼状もある訳でして……。今回は、そんなケースのご紹介。
こんなお礼状はイヤだ。5つのケース
■定型フォーマットのこぴぺがミエミエのお礼状
送る方も、何百（何千！？）というバイヤーに向けて送るのですから、もちろん定型文を利用するに決まっています。いや、それは良いんです。ミエミエでなければね。
でもせめて、宛先の会社名と名前くらいは差し込んでください。
ひどいケースでは、文頭に「○○社○○様」と書かれたお礼メールを受け取った事があります。べつに○印で伏字にしている訳じゃありません。本当にメールに、そのまま「○○社○○様」と書いてありました。
少し丁寧に送る事のできる件数でしたら、当日の商談内容の要約でも追記してあると、「おっ！」と思いますよね。「○○をお探しでしたので、後日改めて紹介させていただきます」とかね。一言書き添えてあるだけで、かなりの好印象です。
■企業名しか入っていないお礼状
沢山のブースを巡っているのですから、いちいち会社名まで覚えていないのが現実。ほとんどの場合、商品で憶えています。「○○を扱っていた会社」って感じで。
そこへ会社名だけのお礼状が届いても、「え？何の会社だっけ？？」という事になってしまうんですよね。
メールでのお礼状なら、自社のサイトの商品ページへのリンクを添えてあると、更に記憶に残る気がします。そのまま読み込んだりすれば、商品知識を深めてもらえるというオマケつき。
売り込まれると嫌だけど、サラリと紹介してあると見てしまうものですよね……。
封書でのお礼状なら、リーフレットが入っているとか、ハガキならさり気なく商品写真が印刷してあるとか……ちょっとした工夫で、印象に残る確率がグンと上がると思うのですが、いかがでしょうか？
■やけに売り込んでくるお礼状
お礼状はあくまでも、お礼の範疇を大きく逸脱してはダメだと思うんですよね。
いきなり分厚いカタログや、印刷物を送ってこられても、興味のない商品ならゴミになるだけ……。
お礼状はあくまでもお礼に徹して、商品については思い出す手がかり程度にサラリと紹介されているのが印象が良いのではないかと思います。
■項目が多すぎるアンケート付のお礼状
たまに、今後の営業対応についてのアンケートが付いている、お礼状があります。
項目が少なければ、回答して返信する気にもなるのですが、あまりにも項目が多いと、そのままゴミ箱行きに……。
これは、FAXで返信を求められる場合でも、メールで返信を求められる場合でも同じですねぇ。どうしても後日商談したい相手なら、無理して回答しますが……はっきり言って苦痛です。
設問は必要最小限に……。
■お礼状じゃなくて、お詫び状
これはちょっと笑えない。
お礼状かと思って開封したら、名刺紛失のお詫び状だったという……。
個人情報の保護がしきりに叫ばれている中、これは痛恨です。
店長のところにこのお詫び状が届いたって事は、店長の名刺は紛失してないと思われます。
名刺がなくなっちゃってるので、本当に詫びなければならない人にはお詫び状を送れないというジレンマ？？
と言うか、店長のところには、お詫び状送らなくても良いのでは？？？
何から何まで、チグハグです。
小さな一手間が、大きな印象の違いに……
ほんの少しの気づかい、手間をかけるだけで、お礼状って大きな効果があるんじゃないかと思うんです。感謝の気持ちを伝えるお礼状で、効果云々を語っているあたりがナンセンスかもしれませんが……ねぇ。
感謝の気持ちが定型文ミエミエだったら嫌ですし、セールスメールだったらもっと嫌。
受け取る側の気持ちを考えれば、どういう手紙やメールを送れば良いのか、おのずと解りそうなものですが……意外と皆さん、同じようなお礼状を送ってこられます。
当店でも、お買物してくださったお客様には、後日お礼のメールを差上げています。
うちから送ったお礼メールに対して、お客様から感激の返信やレビューがある……これはかなり、完成度の高いお礼状ではないかと思います。自信持って良いですよ。
でもね、まだまだできる事はあるはずなんです……。
現状で満足しないで、更に質を高めていきたいですよね。
それにはやはり、受け取る側の気持ちになって考えなくては……送る側として、そういう視点を持ってもらいたくて、このエントリーを書いてみました。
企業同士のお礼状でも、企業から個人へのお礼状でも、根本は一緒……。
お礼状に限らず、すべてにおいて……ですよね。
現状に満足する事、それは停滞です。常に前進していきましょう！